AI-automatisering en koppelingen voor werk dat elke week terugkomt
Veel werk komt elke week terug, zoals orders overtypen, facturen klaarzetten of op maandag dezelfde cijfers verzamelen. Met AI-automatisering en koppelingen in n8n, Make of maatwerk neemt software dat werk over, en we beginnen met een workflow-scan van twee weken.
Laatst bijgewerkt op
Hoe AI-automatisering bij Hault werkt
AI-automatisering begint bij ons met een workflow-scan van twee weken. Met je team zoeken we uit welke taken steeds terugkomen, en je krijgt een terugverdienschatting. Daarna bouwen we de automatisering in n8n, Make of maatwerk, met AI op je bedrijfsdata waar dat helpt. Bij de AI-assistenten die we bouwen, gaat er niets live zonder akkoord van een mens.
Voor wie AI-automatisering past
Je team typt gegevens over van de ene tool naar de andere, maakt facturen met de hand of zoekt elke week dezelfde cijfers bij elkaar. Hoe drukker het wordt, hoe meer van dat werk erbij komt, en juist dan sluipen er fouten in. Werk je al met een webshop, een boekhoudpakket en een gedeelde mailbox, dan begint het meestal bij de koppeling daartussen.
Wat je krijgt met AI-automatisering
Na de workflow-scan bouwen we eerst de automatisering met de beste terugverdienschatting, en daarna pas de volgende. Je team krijgt bij elke stap uitleg, zodat iedereen weet wat er vanzelf gebeurt.
- Workflow-scan
- In twee weken brengen we je processen in kaart, met een terugverdienschatting.
- n8n, Make of maatwerk
- We bouwen elke automatisering in de tool die bij het proces past, en in maatwerk als een standaardtool tekortschiet.
- API-koppelingen
- We verbinden je webshop, je boekhoudpakket en andere software, zodat niemand gegevens hoeft over te typen.
- AI op je bedrijfsdata
- We koppelen AI veilig aan je eigen data, bijvoorbeeld je boekhoudpakket, met rechten per gebruiker en een logboek.
- AI-assistenten met akkoord
- Een AI-assistent zet een antwoord, wijziging of rapport klaar, en iemand van je team keurt het goed voordat het live gaat.
- Dashboards en rapportage
- Je cijfers uit Search Console, GA4 en Merchant Center staan live in een dashboard, en het rapport staat automatisch klaar.
- Overdracht en uitleg
- Je team krijgt uitleg over hoe elke automatisering werkt, zodat je weet wat er gebeurt en wat je zelf kunt aanpassen.
Automatisering uit onze cases
Wat we bouwden, verschilt per klant. Het gaat om een systeem dat getekende pakbonnen omzet in een maandfactuur, een koppeling tussen webshop en printpartner en een eigen app voor leveringen.
Voor Expert Air Services bouwden we digitale pakbonnen die de lader en de crew op de telefoon van de lader tekenen.
Expert Air Services · In productie
Het pakbonsysteem draait in productie sinds 31 augustus 2026, en sinds 14 september 2026 gaat de facturatie automatisch.
Bron: het pakbonsysteem van Expert Air Services, met één conceptfactuur per klant per maand.
Birun Print & Sign
- Samenwerking sinds
- 2023
- Levering
- Elke week, door heel Europa
- Materialen
- Tablets en drukwerk
- Wat we regelen
- Configuratie, opslag en levering op locatie
Glomacs en AZTech
Zo automatiseren we je processen
De workflow-scan is onze kickoff en audit, waarin we met je team doorlopen welke taken steeds terugkomen en hoeveel tijd ze kosten. In de blauwdruk kiezen we op basis van de terugverdienschatting wat we eerst automatiseren. Je team test een eerste versie met echte gegevens, en na de livegang kijken we mee en bouwen we de volgende stap.
- Kickoff en audit
- Blauwdruk
- Prototype
- Bouw en livegang
- Automatiseren en verbeterenDoorlopend
De workflow-scan duurt twee weken, en een automatiseringsproject duurt daarna meestal 6 tot 10 weken, afhankelijk van het aantal processen en systemen.
Beginnen met een workflow-scan van twee weken
Elk automatiseringstraject begint bij ons met een workflow-scan van twee weken. We lopen met je team door welke taken steeds terugkomen, hoeveel tijd ze kosten en waar fouten ontstaan. Aan het eind krijg je een terugverdienschatting, zodat je ziet welke automatisering het eerst de moeite waard is en wat nog kan wachten.
De beste kandidaten zijn meestal taken die voorspelbaar zijn en vaak terugkomen, zoals orders overtypen, facturen klaarzetten of elke maandag dezelfde cijfers verzamelen. Wat het meest opvalt, is niet altijd wat het meeste tijd kost, en daarom meten we eerst. We kijken in de scan ook hoe je gegevens nu zijn opgeslagen, want een automatisering is zo betrouwbaar als de gegevens die erin gaan.
Na de scan beslis je zelf of je verdergaat, en met welk proces. Soms is een koppeling tussen twee bestaande systemen genoeg, en soms is er een eigen tool nodig. Een project duurt daarna meestal 6 tot 10 weken, en de eerste automatisering test je team al met echte gegevens voordat alles live gaat.
n8n, Make of maatwerk, en hoe we kiezen
We bouwen in n8n, in Make of in maatwerk, en de keuze hangt af van je proces. Met n8n en Make verbind je bestaande software snel via API-koppelingen. Maatwerk kiezen we als een proces veel eigen logica heeft, als er veel gegevens doorheen gaan of als een standaardtool niet bij je systemen kan.
| Aanpak | Past bij |
|---|---|
| n8n | Processen met veel stappen en koppelingen, die je ook op je eigen server wilt kunnen draaien |
| Make | Overzichtelijke koppelingen tussen bekende tools, die je team zelf kan volgen in een visuele editor |
| Maatwerk | Processen met eigen logica, veel gegevens of systemen zonder standaardkoppeling |
Een API-koppeling is de verbinding waarmee twee systemen direct gegevens uitwisselen. Je webshop zet een order dan zelf door, en je boekhouding krijgt de factuur zonder export en import. Bij Birun Print & Sign, drukwerk en signing in Amsterdam en Almere, gaat zo elke webshoporder automatisch door naar de printpartner. Niemand hoeft die orders over te typen.
Bekijk de case van Birun
Is het veilig om AI aan je bedrijfsdata te koppelen?
Dat kan veilig, als je vooraf vastlegt wie wat mag. We bouwen een veilige AI-koppeling met je boekhoudpakket, bijvoorbeeld WeFact, voor facturen, offertes, debiteuren en bankmatching. Elke gebruiker krijgt eigen rechten, en een logboek houdt bij welke actie wanneer en door wie is gedaan.
Bekijk de AI-koppeling met je boekhoudpakketDaarnaast bouwen we AI-assistenten die veilig meerdere Shopify-webshops, mailboxen of advertentieaccounts bedienen. Elders heten zulke assistenten vaak AI-agents. Ze zetten een antwoord, een wijziging of een rapport klaar, en er gaat niets live voordat iemand van je team akkoord geeft. Jij blijft dus verantwoordelijk voor wat er naar je klanten gaat. Hoe dit zit met de AVG, bespreken we in de workflow-scan, omdat het antwoord afhangt van de gegevens die door de koppeling gaan.
Veel bedrijven vragen eerst een AI-consultant of een AI agency wat er kan. Bij ons is de workflow-scan dat advies, en wat we adviseren, bouwen we daarna ook zelf.
Automatisering die al draait bij klanten
Voor Expert Air Services, luchtvaartdiensten en catering op Schiphol, bouwden we een systeem voor digitale pakbonnen. De lader en de crew tekenen op de telefoon van de lader, en daarna wordt de bon vergrendeld en als pdf bewaard. Het systeem draait sinds 31 augustus 2026, en de maandelijkse facturatie loopt automatisch sinds 14 september 2026.
Elke maand komt er per klant één conceptfactuur in de boekhouding, op basis van alle getekende bonnen. Voor hetzelfde bedrijf bouwden we ook de Engelstalige website.
Bekijk de case van Expert Air ServicesVoor Glomacs en AZTech, internationale trainingsorganisaties uit Dubai, leveren we elke week naar trainingslocaties in Europa. Sinds oktober 2026 lopen die leveringen via onze eigen app voor orders en afleverbewijzen. Bij elke levering staat daarin wat er besteld is, wat er geleverd is en wie ervoor tekende.
Bekijk de case van Glomacs en AZTechWil je je cijfers ook automatisch op een rij, dan bouwen we live rapportage uit Search Console, GA4 en Merchant Center. Het rapport staat dan elke maand vanzelf klaar.
Bekijk de live rapportage en AI-assistenten
Wat AI-automatisering kost
Wat het kost, hangt af van hoeveel processen en systemen we koppelen en van de tool die we gebruiken: n8n, Make of maatwerk. Ook telt mee of er AI bij komt. Elke opdracht krijgt een eigen voorstel. Na een kennismaking van 30 minuten krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.
Veelgestelde vragen
Wat is AI-automatisering?
Bij AI-automatisering voert software taken uit volgens vaste regels, en kan ze daarnaast tekst, mails of documenten lezen en begrijpen. Denk aan een vraag van een klant die vanzelf bij de juiste collega komt, of een rapport dat AI uit je eigen cijfers samenstelt. Bij de AI-assistenten die wij bouwen, gaat er niets live zonder akkoord van een mens.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering betekent dat software een vast proces uitvoert dat eerst met de hand ging, zoals een order doorzetten, een factuur klaarzetten of een rapport versturen. Het proces loopt dan elke keer op dezelfde manier, en niemand hoeft gegevens over te typen. Er sluipen ook minder snel fouten in, omdat dezelfde stappen steeds in dezelfde volgorde gebeuren.
Wat is het verschil tussen RPA en AI?
RPA, robotic process automation, laat software handelingen nadoen die een mens op een scherm doet, zoals klikken, kopiëren en plakken, volgens vaste regels. AI kan ook omgaan met informatie die niet vastligt, zoals een mail in gewone taal of een gescande bon. In de praktijk combineer je ze vaak, met vaste stappen via een koppeling en AI waar iets gelezen of beoordeeld moet worden.
Wat is een voorbeeld van automatisering?
Neem de digitale pakbon die we bouwden voor Expert Air Services, een bedrijf voor luchtvaartdiensten en catering op Schiphol. De lader en de crew tekenen op de telefoon van de lader, en de bon wordt vergrendeld en als pdf bewaard. Elke maand komt er een conceptfactuur in de boekhouding, en die facturatie loopt automatisch sinds 14 september 2026.
Hoe kan ik processen automatiseren?
Maak eerst een lijst van taken die elke week terugkomen en die je team met de hand doet, zoals overtypen, factureren of rapporten maken. Kijk per taak hoeveel tijd hij kost en hoe vaak er iets misgaat, en automatiseer eerst de taak die het meeste oplevert. Wij doen dat samen met je team in een workflow-scan van twee weken, met een terugverdienschatting.
Wat zijn de kosten van een API-koppeling?
De kosten hangen af van hoeveel systemen je koppelt, of die systemen een open API hebben en hoeveel logica er tussen zit. Een koppeling in n8n of Make is meestal sneller gebouwd dan maatwerk, maar maatwerk geeft meer controle. Reken ook op onderhoud als een van de systemen verandert. Na een kennismaking van 30 minuten krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.