Tekrar eden işler için yapay zeka otomasyonu kuruyoruz

Hangi işler otomasyona uygun, hangileri değil

Otomasyona en uygun işler, her hafta aynı şekilde tekrarlanan ve açık bir kurala bağlanabilen işlerdir. Ön muhasebede teslim fişinden fatura hazırlamak, satışta form kayıtlarını doğru kişiye iletmek, operasyonda siparişi bir sistemden diğerine aktarmak ya da haftalık raporu derlemek bunlara örnek. İş süreçleri otomasyonu ya da proses otomasyonu denince çoğu zaman bu küçük ve sık tekrarlanan adımlar kastedilir.

Ayda bir yapılan kısa bir işi otomatikleştirmek çoğu zaman kurulum emeğine değmez. Kuralı her seferinde değişen bir karar da tam otomasyona uygun değildir; orada yapay zeka bir taslak hazırlayabilir, son kararı yine ekibinizden biri verir. İncelemenin sonunda hangi işin bekleyebileceğini de açıkça yazarız.

İki haftalık iş akışı incelemesinde neye bakıyoruz

İncelemede kullandığınız yazılımlara, verinin nerede ikinci kez elle girildiğine ve hangi adımda en sık hata çıktığına bakıyoruz. Ekibinizle kısa görüşmeler yapıyor ve gerçek örnekler üzerinden ilerliyoruz, çünkü bir sürecin kağıt üzerindeki hali ile her gün yaşanan hali çoğu zaman aynı değildir.

Sonunda otomasyona aday işlerin sıralandığı bir liste alırsınız. Her satırda işin bugün ne kadar emek istediği, otomasyonun neyi değiştireceği, kurulumun neler gerektirdiği ve yatırımın geri dönüş tahmini yazar. Türkiye'de kullandığınız muhasebe yazılımına bağlanıp bağlanamayacağımızı da burada, yazılımın sunduğu API'ye bakarak söylüyoruz.

n8n, Make veya özel geliştirme

Araç seçimini işin yapısı belirliyor. Hazır bağlantıları olan yaygın uygulamaları birbirine bağlamak için n8n veya Make ile hızlı ilerliyoruz. Sistem özel bir iş kuralı istiyorsa, birden fazla kişi aynı kayda farklı yerlerden dokunuyorsa ya da sahada bir telefon uygulaması gerekiyorsa özel geliştirmeyi tercih ediyoruz.

n8n ile kurulan bir akışta verinin nereden nereye gittiği ekranda görünür, bu yüzden küçük değişiklikleri ekibinizden biri de yapabilir. Make ile kurulan akışlarda da durum aynı.

Expert Air Services için kurduğumuz dijital teslim fişinde özel geliştirmeyi seçtik. Schiphol Havalimanı'nda yükleyen kişi ve uçağın ekibi fişi yükleyenin telefonunda imzalıyor, fiş kilitlenip PDF olarak saklanıyor ve sistem müşteri başına ayda bir taslak fatura hazırlıyor. İki imza, kilitli bir belge ve aylık faturalama aynı kayıtta birleştiği için bu akışı yazılımın içine kurmak daha sağlam bir yoldu.

Yapay zekayı kendi verilerinize bağlarken yetkiler ve işlem kaydı

Yapay zekayı muhasebe yazılımınız, mağazanız, e-posta kutunuz veya reklam hesabınız gibi kendi verilerinize bağlarken iki kurala uyuyoruz: her kullanıcının yetkisini siz belirlersiniz ve yapılan her işlem kayda geçer. Muhasebe yazılımı için geliştirdiğimiz entegrasyon faturalar, teklifler, cari hesaplar ve banka mutabakatı üzerinde çalışıyor.

Bir çalışanınız örneğin “geçen ayın açık faturalarını göster” diye yazabilir ve yanıtı doğrudan muhasebe yazılımınızdan alır. Kimin neyi görebileceğine ve neyi değiştirebileceğine siz karar verirsiniz. Bu entegrasyonu geliştirdik ve kendi işimizde kullanıyoruz.

Yapay zeka asistanları ve insan onayı

Geliştirdiğimiz yapay zeka asistanları birden fazla Shopify mağazasında, e-posta kutusunda veya reklam hesabında çalışıyor. Her asistan yalnızca kendisine açılan hesaplara erişir. Bir yanıt taslağı hazırlayabilir ya da bir ayarı değiştirmeyi önerebilir, ama insan onayı olmadan hiçbir şey yayına girmez.

Aynı verileri raporlamada da kullanıyoruz. Search Console, GA4 ve Merchant Center'dan gelen verilerle canlı bir rapor paneli kuruyor, düzenli raporları otomatik hale getiriyoruz.

Bugün çalışan otomasyonlarımız

Kurduğumuz sistemlerin bir kısmı müşterilerimizde çalışıyor, bir kısmını da kendi işimizde kullanıyoruz. Bir sistem için yayımlanmış bir müşteri projesi yoksa yanına müşteri adı yazmıyoruz.

Muhasebe tarafında entegrasyonu ve dijital teslim fişini otomatik raporlamayla tek bir pakette birleştiriyoruz: KOBİ'ler için muhasebe otomasyonu.

Expert Air Services projesini inceleyin

Küçük bir şirket için de otomasyon anlamlı mı?

Bunu çoğu zaman şirketin büyüklüğünden çok işin kaç kez tekrarlandığı belirler. Birkaç kişilik bir ekipte de her hafta aynı tabloyu dolduran biri varsa o iş otomasyona adaydır. İki haftalık inceleme tam olarak bu soruyu yanıtlar.

Yalnızca strateji aşamasıyla, yani iş akışı incelemesi ve yol haritasıyla da başlayabilirsiniz; yapay zeka danışmanlığı arıyorsanız bizdeki karşılığı bu aşamadır. Elinizde kalan liste ve yol haritası, otomasyonları kendi ekibinizle kurmak isterseniz de işinize yarar.

Projeye nasıl başlıyoruz

Her proje 30 dakikalık bir tanışma görüşmesiyle başlar, ardından iki haftalık iş akışı incelemesi gelir. Tam proje seçtiğinizde stratejiden geliştirmeye ve devir aşamasına kadar her adımı biz yürütüyoruz; uzun soluklu bir iş birliğinde ise otomasyonları ay ay genişletiyoruz.

Otomasyonları Amsterdam'dan kuruyoruz ve iş akışı incelemesinden ilk akışın yayına alınmasına kadar aynı sabit uzman ekip çalışıyor. İlk görüşme her zaman online veya telefonla olur. İşin kapsamına göre daha sonra Türkiye'de de yerinize geliyoruz. Türkçe, İngilizce ve Hollandaca çalışıyoruz; Türkiye'deki bir şirketle iş akışı incelemesini de görüşmeleri de Türkçe yürütürüz.