Maatwerk software die we bouwen rond je webshop en administratie

Wat is een productconfigurator in een webshop?

Een productconfigurator is een keuzemenu op je productpagina, waarin je klant stap voor stap zijn eigen product samenstelt. Bij elke keuze rekent de configurator de prijs opnieuw uit, dus je klant ziet meteen wat hij gaat betalen. Hij kan een product op maat bestellen zonder eerst een offerte aan te vragen.

Bij een productconfigurator denken veel mensen aan software voor fabrikanten en machinebouw. In een webshop moet de configurator in je productpagina passen, met je eigen prijzen werken en de order daarna netjes afhandelen. Op Shopify bouwen we hem daarom rond jouw producten en jouw prijsregels.

Zo werken de configurators bij Birun Print & Sign

Birun Print & Sign verkoopt drukwerk en signing vanuit Amsterdam en Almere, en daar draaien de configurators in de praktijk. We bouwden een Shopify-webshop met productconfigurators, prijsberekening en upload, en elke order gaat automatisch door naar de printpartner. De webshop is live sinds 28 augustus 2026.

Omdat bestand en opties al aan de order hangen, komt alles in één keer bij de printpartner aan. Voor Birun zetten we ook 301-redirects op, die oude adressen doorsturen naar de nieuwe pagina's, en maakten we een Engelse vertaling van de webshop.

Wanneer heb je een configurator nodig?

Een configurator is zinvol als je producten veel combinaties hebben en de prijs per keuze verandert. Denk aan drukwerk, signing of andere producten die je klant op maat bestelt. Vragen klanten nu vaak een offerte aan voor iets wat eigenlijk standaard is, dan kan een configurator die stap van je overnemen.

Ook als je nu veel tijd kwijt bent aan bestanden die per mail binnenkomen, helpt het dat het bestand al bij de order zit.

Spreek je per klant een eigen prijs af, dan past een offertemandje beter. Daarin stelt je klant een aanvraag samen in plaats van af te rekenen, en jij maakt de offerte. In de kennismaking bekijken we samen welke van de twee bij je webshop past, of dat je ze allebei nodig hebt.

Wat er nodig is om te beginnen

Om te beginnen hebben we je producten nodig, met de opties die een klant mag kiezen, en de prijsregels die daarbij horen. Moet de order naar een printpartner, dan spreken we ook af in welke vorm die partner de order en het bestand wil ontvangen.

Daarna bouwen we eerst één productgroep als proef, zodat je de prijzen kunt controleren voordat de rest volgt.

Wanneer heeft een B2B-webshop een offertemandje nodig?

Zakelijke klanten rekenen vaak niet direct af, omdat hun prijs afhangt van aantallen, combinaties of afspraken met hun inkoop. Met een offertemandje stellen ze hun aanvraag samen in je webshop, in plaats van af te rekenen. Jij krijgt die aanvraag met alle producten erin binnen en maakt daar een offerte van.

Je webshop werkt dan als een catalogus waarin de klant zelf zijn lijst maakt. Dat scheelt heen en weer mailen over welke producten en aantallen hij bedoelt, en de klant ziet je hele assortiment voordat hij iets aanvraagt. Voor hem voelt het als gewoon winkelen, alleen verstuurt hij aan het eind een aanvraag in plaats van af te rekenen. Zo'n offertemodule bouwen we in Shopify of in een site in maatwerk. Welke van de twee past, hangt af van hoe groot je catalogus is en wat er verder moet kunnen.

Offertemandje of productconfigurator?

Kies een productconfigurator als je klant zelf zijn product samenstelt en direct afrekent tegen een prijs die live wordt berekend. Kies een offertemandje als je per klant een prijs afspreekt of als een order eerst een gesprek vraagt. Ze kunnen ook naast elkaar in dezelfde webshop draaien, voor verschillende producten.

Bij Private Label Specialist, ons eigen merk, staat het offertemandje in een catalogus van 26 productgroepen met een zoekfunctie. De site is gebouwd in Astro en telt 234 pagina's in het Nederlands en Engels. Bezoekers bladeren door de productgroepen, zetten wat ze zoeken in hun mandje en sturen het als aanvraag. Bij elke aanvraag is daardoor meteen duidelijk om welke producten het gaat.

Een offertemandje in je bestaande webshop

Heb je al een Shopify-webshop, dan bouwen we het offertemandje in je bestaande thema, en je catalogus en je producten blijven staan. Je kiest per product of het direct af te rekenen is of alleen via een aanvraag. Zakelijke en particuliere klanten gebruiken dan dezelfde webshop.

Start je nog zonder webshop, dan nemen we het offertemandje mee in de bouw van je Shopify-webshop. In de kennismaking bespreken we welke producten in het mandje horen en hoe een aanvraag bij jou binnenkomt.

Wat het kost, hangt af van de grootte van je catalogus en van de vraag of het mandje in een bestaand thema komt. Ook telt mee wat er met een aanvraag moet gebeuren. Na een kennismaking van 30 minuten krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.

Wat hoort er op een KPI-dashboard voor je site en webshop?

Op een goed KPI-dashboard staan alleen de cijfers waarop je stuurt. Voor een site en webshop zijn dat vaak de klikken en posities uit Search Console en het verkeer en de conversies uit GA4. Bij een webshop komt de status van je producten in Merchant Center erbij. Omdat die cijfers live binnenkomen, kijk je niet meer naar een verouderd rapport.

Welke KPI's erop komen, kiezen we samen, omdat elk bedrijf andere doelen heeft. Een webshop kijkt bijvoorbeeld naar de omzet uit Google en naar producten die Merchant Center afkeurt. Een dienstverlener wil vooral weten hoeveel aanvragen er via Google binnenkomen. En wil je zien welke pagina's in Google stijgen of dalen, dan zetten we de posities per pagina naast elkaar. Het dashboard maakt daarna zelf het maandrapport, met elke maand dezelfde cijfers op dezelfde manier.

Wat AI-assistenten veilig voor je doen

Een AI-assistent kan werk doen in meerdere Shopify-webshops, mailboxen of advertentieaccounts, zonder dat je steeds hoeft in te loggen. Zulke assistenten heten ook wel AI-agents. De assistent zet een wijziging of een concept klaar, en een mens keurt het goed voordat er iets live gaat. De controle blijft dus bij jou.

Denk aan een antwoord op een klantvraag in een gedeelde mailbox, of een aanpassing aan productteksten in meerdere webshops.

Je bepaalt zelf aan welke accounts de assistent gekoppeld wordt en wat hij per account mag klaarzetten. De rapportage en de AI-assistenten zijn gebouwd en in eigen gebruik, en we koppelen ze aan jouw accounts met de rechten die jij kiest.

Zo start je met een live dashboard

Om te starten geef je ons toegang tot Search Console, GA4 en, als je een webshop hebt, Merchant Center. Dat doe je door ons als gebruiker toe te voegen, zodat we de koppeling maken zonder je wachtwoorden te kennen. Daarna kiezen we samen de KPI's en bouwen we het dashboard.

Wat het kost, hangt af van het aantal bronnen en accounts dat we koppelen en of er een AI-assistent bij komt. Werkt het dashboard, dan kun je er later een AI-assistent naast zetten voor je webshops, mailboxen of advertentieaccounts. Ook dan gaat er niets live zonder akkoord van een mens. Wil je de cijfers vooral gebruiken voor je vindbaarheid, dan sluit het dashboard aan op het SEO-werk dat we elke maand doen.

Wat kan AI in je boekhouding doen?

Met een AI-koppeling neemt een assistent terugkerend werk in je boekhouding over, zoals facturen en offertes maken, debiteuren opzoeken en betalingen aan facturen koppelen. Je stelt je vraag in gewone taal, bijvoorbeeld welke facturen van vorige maand nog openstaan. De assistent zoekt het antwoord op in je eigen boekhoudpakket.

Je houdt dus je eigen pakket, want de assistent werkt met de gegevens die daar al staan. Er komt geen nieuw boekhoudprogramma bij, en je boekhouder werkt verder zoals hij gewend is. De assistent werkt alleen binnen de rechten die je hem geeft. Wil je je facturen automatiseren zonder van pakket te wisselen, dan begint het hier.

Het verschil met een gewone boekhoudkoppeling

Een gewone boekhoudkoppeling zet gegevens van het ene programma in het andere, bijvoorbeeld een order uit je webshop als factuur in je boekhouding. De AI-koppeling doet ook werk dat anders iemand van je team doet, zoals openstaande facturen zoeken of een betaling bij de juiste factuur zetten.

Daarom gelden er dezelfde regels als voor een medewerker. Elke gebruiker krijgt eigen rechten, zodat je bepaalt wie alleen mag kijken en wie facturen mag maken. Een logboek houdt bij welke actie wanneer en door wie is gedaan, en je boekhouder kan daarin nalopen wat er is gebeurd. Een fout is zo snel terug te vinden.

Welke boekhoudpakketten kun je koppelen?

De koppeling werkt via de API van je boekhoudpakket, bijvoorbeeld WeFact, dat een API heeft voor onder meer facturen, offertes en debiteuren. Werk je met Exact Online, Moneybird of een ander pakket met een API, dan zoeken we in de workflow-scan uit of dezelfde aanpak daar past. Die scan duurt twee weken en eindigt met een terugverdienschatting.

Hoe je begint met de AI-koppeling

Om te starten heb je een boekhoudpakket met een API nodig en een beeld van wie welke rechten krijgt. De koppeling is gebouwd en we gebruiken hem zelf. Bij jou richten we hem in op je eigen pakket, met de rechten die jij kiest. Daarna spreken we af welke taken de assistent als eerste oppakt, bijvoorbeeld openstaande facturen opzoeken.

Werkt dat goed, dan kan de assistent er later meer taken bij krijgen, zoals offertes klaarzetten of betalingen koppelen. Wil je de koppeling combineren met digitale pakbonnen en automatische rapportage, dan kijk je naar boekhoudautomatisering voor het mkb.

Hoe werkt boekhoudautomatisering?

Er zijn drie onderdelen, en je boekhoudpakket blijft de plek waar alles samenkomt. De veilige AI-koppeling met je boekhoudpakket, bijvoorbeeld WeFact, maakt facturen en offertes, zoekt openstaande debiteuren op en koppelt bankbetalingen aan de juiste factuur. Boekhouders noemen dat laatste afletteren.

Je kunt de AI-koppeling zien als een boekhoudkoppeling die ook vragen in gewone taal beantwoordt over je eigen administratie. Elke gebruiker krijgt eigen rechten, en een logboek houdt bij wie wat deed. Die koppeling is gebouwd en in eigen gebruik.

Van getekende pakbonnen naar één verzamelfactuur per maand

Met digitale pakbonnen tekenen de lader en de ontvanger bij aflevering op een telefoon, en daarna is de bon vergrendeld en als pdf bewaard. Elke maand zet het systeem alle getekende bonnen van een klant op een rij en maakt er één conceptfactuur van in je boekhouding. In vaktaal heet dat een verzamelfactuur.

Dit onderdeel draait al bij een klant. Bij Expert Air Services, luchtvaartdiensten en catering op Schiphol, tekenen de lader en de crew op de telefoon van de lader. Daar loopt de facturatie automatisch sinds 14 september 2026. Werk je met afleverbewijzen in plaats van pakbonnen, dan gaat het op dezelfde manier. Wil je vooral je facturen automatiseren, dan begin je bij dit onderdeel.

Rapportage die niemand meer met de hand maakt

De automatische rapportage zet je cijfers op een vaste plek bij elkaar, zodat niemand elke maand een overzicht in elkaar hoeft te zetten. Welke cijfers erin komen, bepalen we samen, op basis van de vragen die je nu elke maand zelf beantwoordt.

Voor marketingcijfers bouwden we al live rapportage uit Search Console, GA4 en Merchant Center, en die is in eigen gebruik. Voor je boekhouding richten we de rapportage in rond de gegevens uit je eigen pakket en je conceptfacturen.

Wat je boekhouder blijft doen

Je boekhouder blijft eigenaar van de cijfers, en Hault doet geen boekhouding, geen aangiftes en geen belastingadvies. Wij bouwen de systemen die het terugkerende werk voorbereiden, zoals conceptfacturen klaarzetten en betalingen koppelen. De controle, de aangifte en het advies blijven bij je boekhouder.

Omdat alles in je eigen boekhoudpakket gebeurt, werkt je boekhouder verder in hetzelfde pakket. In het logboek van de koppeling ziet hij wat er gedaan is en door wie.

Beginnen met een workflow-scan van twee weken

Je begint met een kennismaking van 30 minuten of met een workflow-scan van twee weken. In die scan kijken we waar de tijd in je administratie naartoe gaat en wat je boekhoudpakket toelaat. Je krijgt een terugverdienschatting voordat we iets bouwen, en daarna volgen blauwdruk, prototype, bouw en livegang.

Wanneer past een eigen voorraad- en afleverapp?

Een eigen app past als je elke week naar vaste locaties levert en standaard voorraadsoftware niet aansluit op hoe je werkt. Veel pakketten zijn gemaakt voor een magazijn met losse webshoporders. Lever je vaste zendingen met een handtekening bij ontvangst en factureer je per maand, dan werkt een app rond jouw proces beter.

In de app staan voorraad, wekelijkse orders, labels en afleverbewijzen bij elkaar. De ontvanger tekent op locatie, en aan het eind van de maand maakt de app een conceptfactuur van alle getekende leveringen. Niemand hoeft dan nog spreadsheets en mails naast elkaar te leggen om te zien wat er die maand is gebeurd.

Iedereen in je team werkt met dezelfde gegevens, of hij nu de voorraad en de orders bijhoudt of onderweg is met een levering.

Wat de app per levering bijhoudt

Per levering staat in de app wat er besteld is, welke labels erbij horen en wie er op locatie voor tekende. Dat afleverbewijs blijft daarna terug te vinden, en de maandelijkse conceptfactuur komt uit dezelfde gegevens. Heeft een klant een vraag over een levering, dan zoek je die op in de app in plaats van door mails te bladeren.

Hoe we de app zelf gebruiken

We gebruiken de app voor onze eigen leveringen. Voor Glomacs en AZTech, internationale trainingsorganisaties uit Dubai, leveren we elke week tablets en drukwerk aan trainingslocaties in Europa. Daar horen configuratie, opslag en levering op locatie bij. Sinds oktober 2026 lopen die orders en afleverbewijzen via onze eigen app.

De samenwerking met Glomacs en AZTech loopt sinds 2023, met elke week leveringen door heel Europa.

Een app rond jouw leveringen

Lever jij ook elke week aan vaste locaties, dan richten we de app in rond je eigen producten en klanten. We beginnen bij je locaties en de manier waarop je nu factureert, zodat de app vanaf de eerste week past.

Wil je eerst zien hoe het werkt, dan beginnen we met een paar locaties en breiden we daarna uit. Lever je minder vaak, of vooral losse zendingen met een handtekening, dan is de digitale pakbon misschien genoeg.

Wat het kost, hangt af van je producten, het aantal locaties en de manier waarop je nu factureert. Na een kennismaking van 30 minuten krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.

Hoe werkt een leadmachine?

Het begint bij het profiel van je ideale klant, dat we samen vastleggen op kenmerken als sector, grootte en regio. Daarna zoekt de machine bedrijven die bij dat profiel passen en krijgt elk bedrijf een score. Je begint dus met een korte lijst van de bedrijven die het best passen, met de beste bovenaan.

Voor de bedrijven bovenaan die lijst schrijft de machine een persoonlijke eerste mail, als concept. Zo'n mail verwijst naar iets uit hun eigen bedrijf, zodat de ontvanger ziet dat het geen standaardbericht is. Een bedrijf lager op de lijst krijgt geen concept, want daar is de kans kleiner dat het past.

Waarom een mens elke mail leest

Elke mail die de leadmachine voorbereidt, is een concept dat iemand van je team eerst leest. Je past aan wat beter kan en beslist zelf of het bericht weggaat. Er gaat dus niets naar een bedrijf zonder dat jullie het gezien hebben. De machine verstuurt geen massamails.

Daardoor benader je minder bedrijven tegelijk, maar gaat elk bericht over de situatie van dat ene bedrijf. Past een score niet bij jouw beeld van een goede klant, dan stellen we het profiel samen bij.

Waar de leadmachine past in je acquisitie

De leadmachine doet het werk vóór het eerste contact, zoals uitzoeken welke bedrijven passen en een eerste mail klaarzetten als concept. De opvolging, het gesprek en de offerte blijven bij jou en je team. Komt er een reactie, dan pak je die op zoals je gewend bent, in je eigen mailbox.

Wil je vooral gevonden worden door bedrijven die zelf zoeken, dan heb je meer aan SEO of campagnes. De leadmachine is bedoeld voor het moment dat je zelf bedrijven wilt benaderen.

Wat je nodig hebt om te starten

Om te starten heb je een duidelijk beeld van je ideale klant nodig. Verder heb je een mailbox nodig waaruit je de mails verstuurt, en iemand in je team die de concepten leest. Het profiel maken we samen, en de rest richten we in rond de manier waarop je nu nieuwe klanten zoekt.

Wat het kost, hangt af van hoe we de leadmachine voor je inrichten, zoals je profiel en de mailbox waaruit je verstuurt. Na een kennismaking van 30 minuten krijg je een voorstel met scope, planning en prijs.

We gebruiken de leadmachine zelf om nieuwe klanten voor Hault te vinden, dus ook bij ons leest iemand elk concept voordat er iets weggaat.